Conceptos que debes conocer para gestionar un almacén
Limitaciones: Cuando tienes tu propio almacén, estás limitado a un área determinada. Para obtener un bajo costo de inventario, debes optimizar el almacén. No deberás tener un espacio demasiado grande porque significa pagar por el espacio que no usas. Tampoco deberás tener un almacén que se vaya a quedar pequeño, porque hay costes de mudanza.
Envío y distribución: La distribución es una parte importante del proceso logístico. Como propietario de una pequeña empresa o minorista electrónico, puede ser difícil reducir los precios de envío. Esto se debe a que no tienes grandes volúmenes. A través de una empresa de logística, puedes enviar tus productos en tu acuerdo de envío.
Entrega: Cuando tienes tu propio equipo, hay dos tiempos de entrega diferentes a tener en cuenta:
- El tiempo de entrega desde el proveedor hasta tu almacén.
- El tiempo de entrega desde la realización del pedido hasta la entrega al cliente.
El tiempo de entrega más importante suele ser desde el pedido hasta el cliente. Por lo tanto, es crucial tener un sistema claro cuando se trata de entregas si va a manejar la logística tú mismo.
Gestión de devoluciones: Las devoluciones son algo que no puede ser ignorado por ningún tipo de comercio electrónico o negocio. Tener un procedimiento claro sobre cómo manejar las devoluciones es importante. Una gestión de devoluciones fluida se crea al tener las rutinas correctas y el soporte técnico adecuado, lo que mantiene tanto al cliente como a la empresa actualizados sobre el estado del producto.
Inventario: Cada año, tu empresa necesita hacer balance. El inventario es un tipo de encuesta en la que verifica cuántos bienes o productos tienes en tu almacén.
Consejos para tomar el control total de la gestión del almacén
Administrar un almacén no es una tarea del todo fácil para los propietarios de pequeñas empresas. Las tendencias van y vienen y probablemente te haya pasado que tenías un montón de productos en un determinado color o tamaño que te veías obligado a vender porque simplemente no encajaban. Pero también es común que las empresas no realicen un seguimiento de sus existencias porque el inventario realmente no se mantiene al día. Sin embargo, hay formas de remediar esto y aprovechar al máximo su inventario y, por lo tanto, su inversión en tu negocio.
Crear una rutina para el inventario
Un almacén cuesta dinero para la empresa y es una gran inversión. Por lo tanto, es una lástima que, por culpa del mal inventariado, no le saques el máximo partido a lo que compraste. Hacer un inventario significa crear un registro de las mercancías que se encuentran en el almacén de tu empresa. Lo más común es hacer un inventario una vez al año y, si tienes un almacén o un sistema de inventario, cada artículo solo necesita ser inventariado una vez. Si tienes un inventario más pequeño, es más fácil hacer un seguimiento de los productos y es importante hacerlo porque puedes ajustar lo que pide a lo que ya tienes. Si notas, por ejemplo, que ciertos productos no se agotan tan rápido, no necesitas pedir tantos la próxima vez.
Sigue las tendencias
Una parte importante cuando se trata de inventario, es tratar de evitar inmovilizar demasiado dinero en él, porque el riesgo de comprar cosas que no duran es que tienes que venderlas más tarde, o en el peor de los casos, no venderlas. en absoluto. Al realizar un seguimiento de las diversas tendencias de tu mercado, puedes reducir ese riesgo porque puedes controlar lo que ordenas en función de lo que es probable que se venda más.
Pregunta a los clientes lo que quieren
Otra táctica para evitar llenar el almacén con productos innecesarios es preguntar a tus clientes qué quieren. Puedes hacerlo de diferentes maneras. Si tienes una tienda física, puedes preguntar a los clientes en la caja. Es una forma eficaz de mantener el ritmo de la demanda. Si tienes una tienda online, puedes optar por hacer la pregunta en algún momento del proceso de pago en el sitio web, o puedes enviar un correo electrónico al cliente después.
Mira hacia atrás y aprende de ello
También puedes aprender de tu propia historia. Si miras hacia atrás en los pedidos y compras, puedes ver rápidamente diferentes patrones. Por ejemplo, muchos productos son de temporada, lo que significa que se consumen más o menos durante las diferentes estaciones. Entonces sabrás si tienes que cubrirte con un stock un poco más grande de algo para el invierno y cuándo puedes reducir el pedido.
Gestiona la logística tú mismo
En principio, todos los minoristas electrónicos deben almacenar tus productos y manejar todos los asuntos postales. Al principio, es costumbre manejar toda la logística tú mismo. Sin embargo, a medida que la empresa comienza a crecer, puede ser difícil mantenerse al día con toda la gestión logística. En muchos casos, también puede ser más costoso manejar la logística tú mismo que contratar a una empresa de logística.
Cómo simplificar tu gestión de almacén
Afortunadamente, hay formas de simplificar la gestión de inventario y, al mismo tiempo, obtener un control total de los bienes, los puntos de pedido, el valor del inventario y luego también la contabilidad. El truco es evitar los pasos manuales y dejar que un sistema SGA haga el trabajo por ti. Aquí hay algunos ejemplos diferentes.
1. Mercancías de menor valor y poca variación en los pedidos
Ejemplo: Carpintero con su propia empresa que realiza trabajos menores de construcción.
Muchos autónomos y pequeñas empresas tienen un pequeño stock de bienes para realizar sus servicios. Sin embargo, pocos saben que la ley no requiere que la empresa tenga una contabilidad de inventario continua durante el año. En otras palabras, si no necesitas saber exactamente qué cantidad de cada artículo tienes en tu pequeño almacén, tampoco necesitas manejar ninguna contabilidad de inventario.
Cuando realizas tu valoración de inventario, comienzas por inventariar tus productos Luego cuentas cuántos tienes de cada artículo en stock. Luego sacas a relucir el valor de los bienes. La mayoría de las veces, usas el costo. Luego puedes usar el llamado principio FIFO ( Primero en entrar, primero en salir). Esto significa que si el mismo tipo de bienes se compran en diferentes momentos, los bienes restantes al final del año financiero se considerarán los últimos adquiridos.
También puedes hacer un cálculo de promedio ponderado y obtener un valor promedio de tu inventario. Entonces es importante que el resultado sea similar al valor que proporcionaría el principio FIFO.
Si tienes una empresa unipersonal, no necesitas tomar ninguna acción en absoluto en el momento de cerrar las cuentas. En cambio, puedes hacerlo aún más fácil para ti y simplemente sumar los últimos precios de compra en todos tus artículos.
Consejo: Existen varias reglas sobre la valoración del inventario. Por ejemplo, a menudo puedes reducir el valor de los inventarios en un tres por ciento. Se llama deducción por obsolescencia y se puede encontrar en las normas fiscales. Otras reglas dicen que si el valor de venta del inventario es menor que el costo de la adquisición, entonces debes valorar al valor neto realizable.
2. Artículos en stock de menor valor, pero variación en los pedidos
Ejemplo: acciones más pequeñas o comercio.
A veces las empresas tienen un stock de bienes que no varía mucho en valor durante el año, pero donde es importante saber exactamente cuántos hay de cada artículo en stock. Un fontanero que. de repente. recibe un pedido de cinco grifos necesita saber que realmente puede entregarlo, tal vez la misma tarde en que recibe el pago del cliente.
Los profesionales de Git Doc, recomiendan que si deseas evitar tener que ingresar números de pieza cuando vendes o entregas un artículo, también puedes conectar un escáner de código de barras al programa de gestión de inventarios o almacén. Hace que el trabajo sea mucho más agradable. Y si tu cliente ordena varios artículos y no tienes la oportunidad de entregarlos todos a la vez, el programa te ayudará a realizar un seguimiento de cuántos quedan por entregar. La opción automatizada hace que la gestión de inventario y la valoración de inventario sean muy fáciles.
3. Muchos artículos en stock con una gran rotación
Ejemplo: Comercio de la construcción.
Ahora estamos hablando de puntos de pedido importantes con grandes cantidades de bienes de diferentes valores. Todas las tiendas con un gran número de compras de productos deben tener un control completo de lo que se debe pedir, cuándo se espera que se entregue, las reservas del cliente, lo que está en stock en este momento y el cambio de stock cuando se entrega al cliente. La conexión al sistema de contabilidad debe ser inmediata y todas las variaciones en el precio de compra, devoluciones y similares deben poder manejarse sin problemas. Una gran ventaja es también que si obtienes una trazabilidad completa en todas las transacciones, puedes seguir exactamente cómo el valor del inventario se ha visto afectado por varios eventos.
Sin un sistema efectivo de gestión de inventario, la empresa puede parecer que está perdida cuando en realidad implica gastar en la compra de inventario. De la misma manera, la empresa puede parecer que lo está haciendo bien, aunque realmente se debe al hecho de que el costo del retiro de inventario no se ha registrado al mismo tiempo que los ingresos. Un buen programa de almacén te da un control total y al mismo tiempo simplifica la contabilidad.
