Es necesario empezar a utilizar cuanto antes la facturación electrónica, porque ya no es una opción, sino una obligación que todos los autónomos y empresarios deberán adoptar en los próximos años. La digitalización de la facturación es obligatoria y necesaria para el cumplimiento fiscal. En este artículo explicaremos por qué es obligatoria la facturación electrónica, los plazos de implementación, los requisitos legales, las ventajas y algunos tips para elegir un software adecuado. La factura electrónica es la versión digital de la factura en papel, pero existen requisitos técnicos y legales para que tenga validez. Para que sea válida, hay que tener en cuenta algunos puntos clave:
–Formato estructurado: las facturas deben generarse en XML CII, UBL o FacturaE, que son compatibles con la Agencia Tributaria.
–Firma electrónica: es necesario una firma electrónica para garantizar la autenticidad e integridad de la factura.
–Almacenamiento digital: es importante guardar las facturas electrónicas durante al menos cuatro años, siempre accesibles para auditorías.
–Otras plataformas: es importante elegir un sistema de facturación que se comunique con otras plataformas y software de terceros.
¿Quiénes deben utilizar el sistema de facturación electrónica?
A partir de ahora, los autónomos y pymes deben empezar a utilizar la facturación electrónica, ya que será obligatoria. Aunque hay que tener en cuenta las siguientes excepciones:
–Clientes finales: si vendes a clientes finales (B2C), la facturación electrónica solo es obligatoria en operaciones entre empresas y autónomos.
–Fuera de España: si trabajas con empresas o clientes fuera de España, a partir de 2030, será obligatoria para operaciones dentro de la UE.
-Tickets: las facturas simplificadas (como los tickets) quedan exentas, siempre que cumplan con los requisitos del artículo 4 del Real Decreto 1619/2012.
¿Cuáles son los plazos estimados para su implementación?
Su implementación depende del volumen de facturación de cada autónomo. Es importante conocer los plazos estimados para su implantación:
–Más de 8 millones de euros: si facturas más de 8 millones de euros al año, la factura electrónica será obligatoria a principios de 2026.
–Menos de 8 millones de euros: si facturas menos de 8 millones de euros al año, la digitalización electrónica será obligatoria a principios de 2027.
Debes saber que estas fechas son aproximadas y dependen de cuándo se apruebe el reglamento, que se espera para 2025. Pero el sistema Verifactu ya es obligatorio y los autónomos deben usar la factura electrónica.
Consejos para elegir un software de facturación
Los expertos en programa de facturación electrónica para pymes y autónomos de la empresa Erploop nos explican que si quieres elegir un software adecuado de facturación electrónica, debes tener en cuenta los siguientes tips:
–Facilidad de uso: es importante que el software sea fácil y te permita realizar las facturas sin ningún inconveniente.
–Cumplimiento legal: es fundamental que cumpla con la normativa y genere facturas válidas para Hacienda.
-Integraciones: es aconsejable que se conecte con otras herramientas que usas.
–Almacenamiento en la nube: que garantice copias de seguridad.
-Acceso: es importante que te permita acceder desde cualquier dispositivo.
¿Cuáles son las ventajas?
La facturación electrónica aporta múltiples ventajas a los autónomos y empresarios.
–Elimina los cálculos incorrectos: la facturación electrónica elimina errores y los cálculos incorrectos. El software calcula automáticamente el IRPF, IVA y el coste total. Gracias a este programa ya no tendrás que usar la calculadora para realizar las facturas.
–Evita la morosidad: si el cliente no te paga el servicio en el plazo máximo de 60 días, habrá sanciones económicas. Desde el diario El Mundo explican que la facturación electrónica puede «reducir la morosidad y los plazos de pago, que ahogan a las compañías más pequeñas, que son la base del tejido productivo».
–Ahorro de dinero: con este sistema puedes ahorrar un gran porcentaje de los costes, ya que no es necesario imprimir las facturas ni comprar archivos físicos para guardarlas.
–Impulsa la digitalización: gracias a la facturación electrónica, las pymes empiezan a utilizar la digitalización y a disfrutar de todos los beneficios que ofrecen.
–Desde cualquier dispositivo: la digitalización de facturación permite que puedas realizar las facturas desde cualquier lugar, por lo que no es necesario que estés en el despacho.
–Evita pérdidas: la facturación electrónica evita las pérdidas de documentos porque los servidores en la nube incorporan copias de seguridad. Además, puedes encontrar una factura determinada con un par de clics, ya que solo tienes que escribir la fecha, el concepto o los datos fiscales del cliente.
Ya sabes por qué es obligatoria la facturación electrónica, las ventajas que ofrece a los autónomos y pymes, y los tips que hay que tener en cuenta para elegir un software adecuado.
