Para qué necesitas una auditoría.

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Auditoría

Una auditoría es un proceso de investigación, realizado por profesionales, para evaluar el nivel de operatividad de una empresa. Se trata de una de las principales herramientas de dirección de la empresa.

La más conocida de todas es la auditoría contable, en la que se analiza el plan de contabilidad de la empresa, pero no es la única. Se puede hacer una auditoría prácticamente de todas las áreas de la compañía. La auditoría financiera, que analiza todas las finanzas, y que va más allá de la mera contabilidad. Una auditoría técnica, efectuada por ingenieros, que estudia el proceso productivo. Una auditoría de marketing, una auditoría digital, etc.

En el mundo actual, las empresas se ven obligadas a competir a nivel internacional. Las condiciones están dadas. Internet ha derribado las barreras geográficas y se establecen acuerdos entre los países que favorecen el comercio internacional. Un ejemplo de ello es la Unión Europea, donde las aduanas entre los países miembros no existen. Pero no es el único. Existen acuerdos internacionales, en diferentes términos, con China o Estados Unidos, dos de los principales mercados del mundo.

El panorama actual permite que las empresas amplíen sus horizontes. Sin embargo, aunque puede ser beneficioso para ellas, no es una opción. Las empresas están obligadas a extenderse internacionalmente, de lo contrario, la competencia les puede barrer del mercado. Esto, nos dicen los auditores de Crowe L.L.T. una consultoría fiscal, contable y tecnológica, que trabaja en 130 países del mundo, obliga a que las empresas realicen una auditoría internacional. Aunque la empresa tenga su sede en un país determinado, opera en otras áreas del planeta y, en ocasiones, dispone de filiales o sucursales en otros países.

Como veremos a continuación, la auditoría es una herramienta fundamental para la dirección y toma de decisiones.

Tipos de auditoría.

Dependiendo del aspecto que la empresa quiera evaluar y cómo quiera hacerlo, existen distintos tipos de auditoría. El blog de Hubspot, una plataforma de marketing, nos menciona al menos 9. Son los siguientes:

  1. Auditoría interna. Es el que efectúa la empresa internamente para evaluar uno o varios aspectos de la compañía. Con esta auditoría puede comparar los objetivos con los resultados, y descubrir aspectos a mejorar dentro de los procesos intermedios. Esta es una auditoría que se puede realizar con frecuencia, ya que apenas requiere inversión para la empresa.
  2. Auditoría externa. Está realizada por profesionales independientes, fuera del organigrama de la empresa. Generalmente, se trata de agencias que cuentan con una certificación oficial para realizar este trabajo, lo cual les otorga autoridad en la materia. Son útiles para las empresas por dos aspectos. El primero es que al no encontrarse dentro de la estructura de la empresa, sus informes tienden a una mayor objetividad. El segundo es que sus análisis se ciñen a las exigencias legales y a los objetivos de la compañía. Son especialmente valiosos antes de que la empresa deba someterse a algún tipo de inspección pública. Debemos partir de que este es un servicio privado. El Estado no realiza auditorías, hace inspecciones.
  3. Auditoría contable. Está realizada por auditores debidamente certificados, y su trabajo consiste en estudiar los libros de contabilidad y los informes financieros para asegurar la transparencia de la empresa. En ocasiones, estas auditorías se combinan con otras más amplias, de tipo económico. Que permiten descubrir oportunidades de inversión o ajustar la estrategia financiera de la empresa. Debemos tener en cuenta que el auditor puede hacer sugerencias a la dirección de la compañía a tenor del estudio realizado, pero nunca tomar decisiones. Esta tarea corresponde a los directivos.
  4. Auditoría legal. Esta auditoría se centra en estudiar si la actuación de la empresa se ajusta a la ley. Como hemos visto antes, muchas empresas operan en varios países. No estamos hablando de las grandes corporaciones multinacionales. Debemos tener en cuenta, que aunque el comercio sea internacional, cada país tiene su propio ordenamiento jurídico. De ahí lo importante que es analizar que la actuación de la empresa no infrinja alguna ley del país en el que opera.
  5. Auditoría fiscal. El pago de impuestos es uno de los asuntos que más preocupan a las empresas. No cumplir con las obligaciones tributarias suele acarrear multas y sanciones económicas no deseadas. Sin perjuicio de que la gestión fiscal se delegue en asesorías externas, o que la empresa disponga de un departamento especializado en esta materia, es recomendable efectuar una auditoría de este tipo cada cierto tiempo.
  6. Auditoría informática. La digitalización de las empresas es una de las tareas más importantes que está realizando el sector empresarial en la actualidad. Además de comprobar que los sistemas informáticos de la empresa funcionan correctamente, esta auditoría permite reforzar la ciberseguridad de la empresa y optimizar sus acciones en internet y en el mundo digital.
  7. Auditoría operativa. Esta auditoría se centra en el proceso productivo de la empresa. La actividad que genera beneficios para la compañía. En primera instancia se encarga de comprobar que el funcionamiento real se ajusta a los protocolos y pautas marcadas por la dirección. Además de ello, sirve para optimizar los procesos en pro de aumentar la productividad.
  8. Auditoría de calidad. Existen varios estándares internacionales que fijan los requisitos de calidad de los productos y servicios que fabrica o presta una empresa. Uno de ellos es el ISO 9001 sobre Sistemas de Gestión de Calidad (S.G.C.) Esta auditoría permite evaluar el nivel de adecuación de los servicios y productos de la empresa con relación a estos estándares, así como la relación que establece con sus clientes.
  9. Auditoría ambiental. El cuidado del planeta y el respeto por el medioambiente es un asunto cada vez más presente en la sociedad. Como es lógico, las empresas no deben mantenerse al margen. Esta auditoría evalúa el impacto sobre la naturaleza de la actividad de la empresa y permite tomar decisiones para reducirlo. Además del compromiso medioambiental de la compañía, determinadas prácticas agresivas con el planeta son objeto de sanciones legales. La auditoría ambiental facilita poder evitarlas.

Cómo se realiza una auditoría.

La web de la escuela de dirección de empresa Escuela Europea de Excelencia analiza cómo se realiza una auditoría de calidad tomando de referencia el ISO 37301, Sistema de Gestión Compliance. Un estándar que permite identificar las principales obligaciones de la empresa y sus riesgos de incumplimiento. Aunque con particularidades, este análisis nos permite hacernos una idea de cómo se realiza una auditoría. Según esta escuela de negocios, la auditoría se efectúa en 7 pasos:

  1. Elegir el auditor. Esta tarea le corresponde a la empresa. No es un tema baladí. Cuanto más prestigio y reconocimiento tenga un auditor en su área, más peso tiene su trabajo. En este aspecto, la empresa deberá seleccionar al profesional o a la agencia que mejor se adapte al objetivo de la auditoría.
  2. Planificar la auditoría. Una vez contratado el auditor, este deberá confeccionar un plan sobre cómo va a realizar la auditoría. Qué acciones va a llevar a cabo, a qué documentos deberá tener acceso, qué disponibilidad de empleados de la compañía va a necesitar para efectuar su trabajo, etc. Para elaborar el plan de la auditoría es conveniente apoyarse en auditorías previas realizadas a la empresa, así como requerimientos que pudiera haber recibido por parte de la Administración.
  3. Reunión de apertura. Este es el primer ejercicio práctico que pone en marcha el proceso de auditoría. El auditor, junto con su equipo, se reúne con la dirección de la empresa. Además de presentarle el plan de la auditoría, esta es una primera toma de contacto en la que con frecuencia el auditor recoge información que le será bastante útil en la realización de su trabajo.
  4. Recogida de datos. En función de los objetivos y del área sobre el que se vaya a realizar la auditoría, el auditor recoge una serie de datos partiendo de una plantilla preestablecida. Esto le lleva a tener acceso a determinados documentos e informes de la empresa e, incluso, a personarse en sus instalaciones para recabar in situ la información que necesita.
  5. Evaluación de riesgos. Partiendo de la primera recogida de datos, el auditor detectará los puntos débiles o aspectos sensibles dentro de la actividad de la empresa que pueden ser objeto de mejoras. Con frecuencia, deberá recoger más datos relativos a esos puntos para profundizar y proponer soluciones adecuadas. Aún nos encontramos en la fase de investigación.
  6. Elaboración del informe final. Para terminar, el auditor redacta un informe detallado en el que no solo recoge las conclusiones más relevantes de su investigación, sino también todos los datos recabados clasificados en su correspondiente categoría. Un documento en el que plasma todo el trabajo que ha llevado a cabo.
  7. Propuestas y sugerencias. La parte final del informe incluye un apartado en el que el auditor sugiere una serie de acciones para evitar los riesgos que ha detectado. Es importante señalar que estas propuestas son solo eso, propuestas. Es a la dirección de la empresa a la que le corresponde decidir si las aplica o no.

Como hemos visto, la auditoría es un estupendo instrumento al servicio de la empresa.

 

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