La gestión documental digitalizada es clave en la rentabilidad de las empresas

18 febrero, 2021
La gestión documental digitalizada es clave en la rentabilidad de las empresas

¿Cómo pensaríais que está avanzando la digitalización en España? La verdad es que todos podemos hacernos una idea general acerca de cómo está avanzando este proceso porque estamos viendo cómo, con cada vez más potencia, estamos rodeados de tecnología. Los ordenadores, los móviles, las tablets… son elementos que han ayudado de un modo realmente extraordinario a que se desarrollen maneras de comunicación más eficaces tanto para nuestra vida personal como para la profesional. Y eso es algo que tenemos que valorar en buena medida. De no haber sido por ello, seguiríamos siendo una sociedad demasiado anticuada, casi medieval.

Dicen que una sociedad avanza a medida en que lo hacen sus empresas. Y nosotros estamos bastante de acuerdo con esa tesitura. Son muchos los sectores y los negocios que han obtenido una gran rentabilidad como consecuencia de lo que os venimos comentando. Negocios y sectores que necesitaban un estímulo en cuanto a visibilidad y también en cuanto a producción. La llegada de elementos como el comercio electrónico o como sistemas digitales para la gestión documental rápida y eficaz ha sido clave para que, por fin, se pueda apostar por una sociedad y un tejido comercial e industrial más eficiente. Ese tipo de cosas son las que nos han ido sacando de la crisis económica surgida en el año 2008.

Hemos echado mano de una noticia que fue publicada en el diario El País para saber cómo ha avanzado la digitalización de las empresas en España en los últimos años en comparación a cómo ha avanzado ese mismo proceso en otros países. Lo cierto es que nuestro país ha encontrado los medios para salir adelante en este sentido, teniendo una nota de 5 puntos en lo que se refiere a la calidad de ese proceso de digitalización por los 3’2 puntos de media que tiene el resto de Europa.

La pandemia que todavía seguimos sufriendo ha ayudado a este proceso. Según una noticia que fue publicada en la página web RRHH Digital, el 70% de las empresas que operan en el interior de nuestras fronteras se ha digitalizado desde el pasado mes de marzo, lo que pone de manifiesto que se ha visto este último año como el ideal para iniciar y completar el proceso de digitalización que tantas ventajas va a reportar a los trabajadores y a las empresas y por el que tanta gente ha suspirado desde hace años en España.

La gestión de documentos ha sido uno de los asuntos que ha llevado a más empresas a apostar por la digitalización en un momento como el actual. Nos comentan desde Gitdoc, empresa de transformación digital,  que la digitalización de esa gestión es una de las primeras actividades que afrontan las entidades con el propósito de que sea más simple y que conlleve una menor cantidad de tiempo, lo que hace que el personal de la empresa sea, en definitiva, más eficiente y que el negocio, por ende, tenga mayores posibilidades de conseguir esa rentabilidad que es el objeto último y la naturaleza de su existencia.

Un sistema fiable para cumplir con las obligaciones especificadas en la Ley de Protección de Datos

Una buena cantidad de los documentos que maneja una entidad puede tener asociados determinados datos personales de clientes o proveedores. Y ya sabemos cómo está la cosa en lo que tiene que ver con ese asunto. Es conveniente que tengamos en cuenta que hay que proteger todos los datos personales que formen parte de nuestra documentación y que, de no hacerlo, nos podemos enfrentar a sanciones muy graves que pueden dar al traste con los objetivos que nuestra entidad tenga de cara al ejercicio económico vigente.

La verdad es que una gestión documental digitalizada contribuye de una manera sustancial a que la organización de la entidad para la que trabajamos sea mucho mejor y que no se produzcan males como la pérdida de documentos o que no se sepa dónde se han almacenado físicamente dichos documentos, empleando una gran cantidad de tiempo en encontrarlos. ¿A quién lo ha pasado eso alguna vez? ¿Y cuánto tiempo ha perdido hasta que ha encontrado lo que buscaba? Desde luego, es evidente que la digitalización nos puede prestar una muy buena ayuda para solucionar este problema.

Estamos seguros de que ya son muchas las personas que agradecen que esta digitalización se haya producido de una manera tan rápida y tan eficaz. Es evidente que su influencia en el trabajo de la gente es mucha y que ahora, como todo es más sencillo, más cómodo y más rápido, un empleado o empleada puede trabajar mucho más en la misma cantidad de tiempo. Y esa es una de las grandes claves, como ya hemos apuntado más arriba, para hacernos con esa rentabilidad por la que tanto suspiramos.